Громадсько-політичний тижневик Кіцманщини

Оформляючи документи сьогодні…

07 ноя 2014

До первинних документів з особового складу належать: накази з особового складу (накази про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, надавання відпусток, звільнення з роботи тощо), відомості нарахування заробітної плати працівникам, а також книги обліку трудового стажу і заробітку колгоспників.
Основними документами для наведення довідок в трудовому архіві є документи з особового складу установ, підприємств та організацій, які ліквідовані та передали справи на державне зберігання.

Хочеться звернути увагу керівників нині діючих установ на основні аспекти у веденні діловодства з документами з особового складу. Адже не виключена можливість, що через певний час виникне потреба у передачі їх до трудового архіву, чи самим доведеться видавати довідки громадянам для отримання пенсій. Щодня до нашого архіву надходить  близько десяти запитів про підтвердження трудового стажу та нараховану заробітну плату, і саме від даних, зазначених у первинних документах з особового складу, буде залежати зміст архівної довідки та розмір пенсії відвідувачів.
Щодо помилок у документах з особового складу, найпоширенішими є допущення граматичних помилок у прізвищі, імені і по батькові працівника, не занесення повністю імені, по батькові, а лише ініціали, чи невірне написання по батькові, наприклад «Георгійович» і «Григорович». Всі ці неточності можуть бути виправлені лише на судових засіданнях. Оскільки згідно архівних правил ми надаємо дані згідно документу, тобто будь-яке корегування недопустиме. Через це людина, яка пропрацювала чимало років на тому чи іншому підприємстві, змушена підтверджувати в суді, що це дійсно вона. 
Ще часто-густо трапляється, що в наказах не зазначена дата прийняття на роботу, переведення на іншу роботу чи звільнення. В такому випадку працівники архіву підтверджують стаж роботи нарахованою заробітною платою, якщо є така можливість. Адже трапляється, що документи передані не в повному обсязі, і тоді є загроза, що стаж буде підтверджено лише частково.
Багато проблем виникає тоді, коли в наказах з особового складу, відомостях нарахування заробітної плати працівникам, книгах обліку трудового стажу і заробітку колгоспників не  зазначена посада працівника, що є важливим при призначенні пенсії на пільгових умовах. Адже саме посада дає право на таку пенсію, а якщо це не зазначено, то люди змушені шукати свідків і звертатися до суду. Доводити, що дійсно займали посаду, яка дає право на пільгову пенсію. 
Недопустимими є виправлення в первинних документах з особового складу. Якщо вже трапилося, що допущена помилка, то виправляти необхідно згідно з правилами, засвідчуючи виправлення підписом та печаткою.
Важливим є ведення самих книг наказів з особового складу та відомостей нарахування заробітної плати працівникам згідно вимог. За правилами діловодства, при формуванні справ з особового складу слід дотримуватися хронології, тобто накази з особового складу та відомості нарахування заробітної плати працівникам слід підшивати  по роках, оскільки при виконанні запитів громадян виникають труднощі у пошуках даних про стаж чи нараховану заробітну плату.
Слід зауважити, що дуже часто керівники підприємств, установ та організацій  не забезпечують належні умови зберігання документів з особового складу, не передають їх на державне зберігання до трудового архіву, що призводить до погіршення стану документів, а нерідко і до їх втрати. Тому знову звертаюся до керівників господарств сіл Хлівище, Суховерхів посприяти у прискоренні ліквідаційної процедури та передати документи на державне зберігання. Щоб працівники з виповненням пенсійного віку могли вчасно отримати   довідки в трудовому архіві та  без проблем оформити пенсію.

Марія МУДРАК,
завідувач трудовим архівом району.


Схожі новини:

Допомога трудового архіву громадянам при оформленні пенсії на пільгових умовах

Допомога трудового архіву громадянам при оформленні пенсії на пільгових умовах

Станом на 1 січня 2016 року у трудовому архіві Кіцманського району на державному зберіганні перебуває 65 фондів загальною кількістю 11535 одиниць. Ці документи
Трудовому архіву Кіцманщини — 10 років

Трудовому архіву Кіцманщини — 10 років

Десять років тому у травні 2004 року одним з перших в області розпочав свою діяльність трудовий архів Кіцманського району, створений рішенням ХІ сесії районної
Завершення діловодного року

Завершення діловодного року

Кіцманський архівний відділ зберігає документи 117 підприємств та установ району періоду 1940-2012 років, на підставі яких можна підтвердити факт надання
Заробітна плата «у конверті» — стаж у смітнику

Заробітна плата «у конверті» — стаж у смітнику

Актуальна тема сьогодні – виплата заробітної плати «у конвертах», реалізація гарантій оплати праці та організація заходів для недопущення
Відвідувачі мають право  користуватися документами,  що зберігаються в трудовому архіві

Відвідувачі мають право користуватися документами, що зберігаються в трудовому архіві

Користування документами архіву — регульоване нормативно- правовими актами ознайомлення з архівними документами та їх документною інформацією шляхом перегляду
Архівна довідка Порядок її оформлення та видачі

Архівна довідка Порядок її оформлення та видачі

Основним призначенням будь-якої архівної установи є забезпечення збереженості документів, які надійшли на державне зберігання. В трудовому архіві — це

Додати коментар

Ваше Ім’я:
Ваш E-Mail:
Запитання:
Як звали Гагаріна
Відповідь:*
Код:
Кликните на изображение чтобы обновить код, если он неразборчив
Введіть код:













soc

Ми в соц.мережах
soc soc soc soc
Погода


ВХІД НА САЙТ