Громадсько-політичний тижневик Кіцманщини

Архівна довідка Порядок її оформлення та видачі

21 сен 2012
Основним призначенням будь-якої архівної установи є забезпечення збереженості документів, які надійшли на державне зберігання. В трудовому архіві — це документи з особового складу, які зберігаються 75 років. Проте не менш важливим завданням архіву є наведення архівних довідок. В трудовому архіві юридичні особи — на підставі запиту, а фізичні особи — на підставі заяви можуть отримати архівні довідки про стаж роботи, про нараховану заробітну плату, про помісячно відпрацьовані вихододні тощо. На даний час у трудовому архіві зберігаються документи з особового складу 46 ліквідованих підприємств, установ та організацій нашого району.Для отримання архівної довідки в трудовому архіві заявник повинен мати при собі такі документи: паспорт; трудову книжку (оригінал); копії сторінок трудової книжки, на яких є записи, що стосуються організації, документи якої зберігаються в трудовому архіві; перелік необхідних архівних довідок від спеціаліста з Пенсійного фонду (якщо такий є в наявності).
Термін підготовки архівної довідки до видачі працівниками трудового архіву — 7-10 днів.
Архівні довідки складаються за встановленою формою на бланку трудового архіву із зазначенням назви документа, засвідчуються підписом керівника і гербовою печаткою. Якщо текст довідки не вміщується на одному аркуші, її продовжують на другому і наступних аркушах. У таких довідках, виготовлених засобами друку, засвідчувальні написи і гербова печатка розміщуються на звороті кожного аркуша. Другий примірник архівної довідки залишається у відповідній діловій справі архіву.
У разі надсилання архівних довідок, копій і витягів поштою до них додається супровідний лист, підписаний керівником архіву.
Під час підготовки архівної довідки працівники трудового архіву виявляють і використовують наявні у документах відомості, що стосуються запиту. Відомості, що не стосуються запиту, до довідки не вносяться.
В архівній довідці в хронологічній послідовності подій подається точний і ясний виклад відповідних відомостей із зазначенням назв і дат документів, в яких вони містяться. Допускається цитування документів? наведені цитати беруться у лапки. Найменування юридичних осіб вперше подається повністю, далі — скорочено.
Невідповідність окремих відомостей, що містяться в документах архіву, даним, викладеним у запиті, не може бути перешкодою для внесення їх до тексту довідки, якщо інша документна інформація не залишає сумніву у тотожності особи чи певних фактів. У разі різночитання імен, прізвищ, назв, окремих біографічних фактів наводиться те написання, що вживається в документі, з позначкою "так в документі". Відсутність імені, по батькові, неможливість розшифрування ініціалів обумовлюється приміткою.
У довідці про трудовий стаж колгоспника зазначається період роботи, фактично відпрацьовані вихододні та встановлений колгоспом мінімум, а також вказується посада заявника, якщо йдеться про посаду, яка дає право на пільгову пенсію.
У разі відсутності трудової книжки чи при наявності виправлень у трудовій книжці, стаж роботи на державному підприємстві підтверджується витягами з наказів про прийняття на роботу та звільнення з роботи.
Розмір заробітної плати зазначається з урахуванням усіх отриманих грошових виплат (премій, за роботу у вихідні дні, понаднормову, за сумісництво, а також одноразових виплат) за період роботи, про який йдеться у довідці. Для колгоспників зазначаються щомісячні дані стосовно грошової оплати.
Після тексту довідки вміщують пошукові дані документів, що стали підставою для її складання, зазначаються номери та аркуші справ. У архівних копіях (витягах), виготовлених засобами друку, пошукові дані наводяться після тексту.
У тексті довідки не допускаються коментарі та власні висновки виконавця. Роз`яснення щодо виявлення у документах відомостей, пояснення до документів, що викликають сумніви в їх достовірності, причини подання неповної архівної довідки тощо викладаються в довідці після зазначення пошукових даних або у супровідному листі.
У разі відсутності в архіві документів, необхідних для підтвердження запитуваних відомостей, на бланку трудового архіву, але без напису "Архівна довідка", складається негативна відповідь. В ній зазначаються причини відсутності документів, подаються рекомендації щодо подальшого шляху пошуків інформації. На жаль, нерідко доводиться давати негативну відповідь по господарствах сіл Кліводин, Суховерхів, Хлівище, Нижні Станівці, документи з особового складу яких і досі не передані на державне зберігання до трудового архіву. Тому знову звертаємось до керівників та відповідальних осіб цих господарств про прискорення ліквідаційної процедури і передачу документів до трудового архіву.
Марія МУДРАК,
архівіст трудового архіву району.

Схожі новини:

Loading...
Допомога трудового архіву громадянам при оформленні пенсії на пільгових умовах

Допомога трудового архіву громадянам при оформленні пенсії на пільгових умовах

Станом на 1 січня 2016 року у трудовому архіві Кіцманського району на державному зберіганні перебуває 65 фондів загальною кількістю 11535 одиниць. Ці документи
Оформлення документів з кадрових питань для передачі до трудового архіву

Оформлення документів з кадрових питань для передачі до трудового архіву

Понад 11 років в районі функ-ціонує наш трудовий архів, одним із основних завдань якого є виявлення підприємств, установ та організацій, котрі ліквідовані
Оформляючи документи сьогодні…

Оформляючи документи сьогодні…

До первинних документів з особового складу належать: накази з особового складу (накази про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, надавання
Трудовому архіву Кіцманщини — 10 років

Трудовому архіву Кіцманщини — 10 років

Десять років тому у травні 2004 року одним з перших в області розпочав свою діяльність трудовий архів Кіцманського району, створений рішенням ХІ сесії районної
Довідка про відсутність податкового боргу видається за новим Порядком

Довідка про відсутність податкового боргу видається за новим Порядком

Міністерство доходів та зборів України наказом  від 10.10.2013 р. №567 затвердило Порядок видачі довідки про відсутність заборгованості з податків,
Відвідувачі мають право  користуватися документами,  що зберігаються в трудовому архіві

Відвідувачі мають право користуватися документами, що зберігаються в трудовому архіві

Користування документами архіву — регульоване нормативно- правовими актами ознайомлення з архівними документами та їх документною інформацією шляхом перегляду

Додати коментар

Ваше Ім’я:
Ваш E-Mail:
Запитання:
Як звали Шевченка
Відповідь:*
Код:
Кликните на изображение чтобы обновить код, если он неразборчив
Введіть код:













soc

Ми в соц.мережах
soc soc soc soc
Погода


ВХІД НА САЙТ